Bài Báo

Hướng dẫn cơ bản để lập kế hoạch cho công ty của bạn Rút lui tới Quốc gia rượu vang của California



Đồ UốNg

Là Phó Giám đốc Kinh doanh Tập đoàn & Công ty cho WineCountry Media - công ty sở hữu và điều hành NapaValley.com , Sonoma.com , và WineCountry.com - Tôi đã giúp các công ty từ khắp nơi trên thế giới lên kế hoạch cho các cuộc họp công ty và nhóm, các buổi tĩnh tâm và các sự kiện tại Quốc gia Rượu vang của California. Và lần nào cũng vậy, có những hạng mục quan trọng mà các công ty này chưa nghĩ đến trước khi liên hệ với tôi về cuộc họp hoặc rút lui sắp tới của họ.

Vì vậy, tôi muốn chia sẻ 14 cân nhắc hàng đầu của mình mà một Giám đốc điều hành, trợ lý điều hành hoặc người lập kế hoạch sự kiện cần lưu ý khi lập kế hoạch cho một chuyến rút lui của công ty đến California’s Wine Country. Danh sách kiểm tra riêng tư, dày dặn kinh nghiệm của tôi về việc tạo ra một khóa tu thành công ở Wine Country để kiếm kudo từ đồng nghiệp của bạn và khiến bạn trông giống như một nhà tổ chức cuộc họp chuyên nghiệp.

Ngay sau đó: Hãy cùng tìm hiểu. Dưới đây là bảng câu hỏi thực tế mà tôi sử dụng cho mọi khách hàng doanh nghiệp mới, một bảng câu hỏi mà tôi đã trau dồi khi làm việc với nhiều công ty và các dịch vụ mà họ cũng như nhân viên của họ cần khi họ đến nơi. Với câu hỏi cuối cùng, bạn sẽ nắm chắc thời gian, địa điểm, điều gì và cách thức cần thiết để lập kế hoạch cho sự kiện thành công tiếp theo của nhóm Wine Country.


Bảng câu hỏi




# 1. Mục đích của sự kiện của bạn là gì?

Sau đó 10 loại sự kiện công ty phổ biến nhất , điều này giúp biết chính xác sự kiện của bạn thuộc danh mục nào, để các nhân viên bán hàng nhóm tại các khách sạn và khu nghỉ dưỡng của Wine Country biết cách trả lời RFP (Yêu cầu Đề xuất) cho phù hợp. Ví dụ: một cuộc họp điều hành hoặc hội thảo đào tạo đội ngũ nhân viên, rất có thể sẽ được tổ chức trong nhà, thường là trong phòng họp không có cửa sổ để tránh bị phân tâm, trong khi bữa tối khuyến khích đồng đội có thể được tổ chức ngoài trời trong vườn nho hoặc trong hang rượu. Cung cấp nhãn chính xác cho sự kiện của bạn khi bắt đầu có thể ngăn ngừa nhiều vấn đề sau này.



# 2. Nhóm của bạn lớn như thế nào?

Cần biết rằng hầu hết các khách sạn và khu nghỉ dưỡng ở Wine Country đều coi 10 người là quy mô tối thiểu của một “nhóm”. Bất kỳ kích thước nào nhỏ hơn kích thước này rất có thể sẽ không mang lại lợi ích cho bạn khi đặt phòng theo nhóm. Nếu bạn không biết chính xác quy mô bữa tiệc của mình, điều đó không sao - các khách sạn mong đợi điều này và sẽ cho khách hàng một chút thời gian đối với các phòng chưa được đặt trước.


Khi chúng tôi biết con số ước tính trong nhóm của bạn, sau đó chúng tôi sẽ đối sánh số đó với khách sạn hoặc khu nghỉ dưỡng thích hợp nhất ở Wine Country. Các nhóm nhỏ hơn có xu hướng phù hợp hơn với các khách sạn quy mô nhỏ đến trung bình và dịch vụ độc đáo mà họ cung cấp thường mang tính cá nhân hơn, trong khi các khu nghỉ dưỡng lớn có thể giúp bạn tiết kiệm hàng ngàn chi phí vận chuyển bằng cách có mọi thứ mà nhóm của bạn muốn hoặc cần tại chỗ nghỉ : nhà hàng, spa, nếm rượu và thậm chí là sân chơi bowling ở Khu nghỉ dưỡng và Spa Meritage .



# 3. Nhóm của bạn đã đến Wine Country trước đây chưa? Nếu vậy, bạn đã ở đâu?

Không có gì lạ khi những người điều phối sự kiện nhóm nói rằng họ muốn ở lại Thung lũng Napa, sau đó kết thúc ở lại Quận Sonoma, ngay cả khi họ không biết rằng tổ chức một khóa tu ở Quận Sonoma thậm chí là một lựa chọn (thường thì đó là một khách sạn trung bình ở Thung lũng Napa giá phòng giúp thuyết phục họ). Nếu khách hàng đã đến Wine Country trước đây, thì họ thường có ý tưởng rõ ràng về nơi họ muốn tổ chức sự kiện của mình. Và việc biết họ đã ở và ăn tối ở đâu cho phép chúng tôi biết không gửi RFP đến cùng một địa điểm, trừ khi họ yêu cầu cụ thể.




#4. Bạn muốn ở lại Thung lũng Napa hay Quận Sonoma?

Khoảng 90% khách hàng tổ chức sự kiện của công ty nói rằng họ muốn tổ chức khóa tu của mình ở Thung lũng Napa, nhưng khi Quận Sonoma cũng được khuyến nghị, họ thường sẵn sàng đón nhận điều đó như một lựa chọn. Điều thường xác định điểm đến cuối cùng của họ là chi phí: Một phòng khách sạn ở Sonoma County thường ít hơn Thung lũng Napa khoảng 30% và hầu hết mọi người đều há hốc mồm khi nghe thấy giá phòng trung bình vào cuối tuần mùa hè ở Thung lũng Napa.



# 5. Bạn sẽ cần bao nhiêu phòng cho nhóm của mình?

Câu hỏi này thường gây cười. Ý nghĩ về việc các giám đốc điều hành công ty ở chung phòng khách sạn khiến các trợ lý điều hành khá thích thú. Nhưng bạn sẽ ngạc nhiên về tần suất điều này gây khó khăn cho người được giao nhiệm vụ lập kế hoạch cho sự kiện của công ty. Công ty có muốn tiết kiệm tiền bằng cách để nhóm chia sẻ phòng không? Một số nhân viên có muốn mang theo đối tác của họ (hoặc họ có thể) không? Bên cạnh ngân sách, có một ý tưởng rõ ràng về số lượng phòng bạn sẽ cần là một trong những yếu tố quan trọng nhất của việc đặt phòng nghỉ dưỡng tại công ty.




# 6. Ngày đến và đi của bạn là gì?

Câu trả lời tiêu chuẩn của ngành cho câu hỏi này là đưa ra ngày đến và ngày khởi hành, theo định dạng này: Chúng tôi sẽ đến vào thứ Tư, ngày 3 tháng 3 và khởi hành vào Chủ nhật, ngày 7 tháng 3. Chỉ nói rằng đó là khóa tu 3 ngày là không rõ ràng, và khi nói đến việc đặt trước một sự kiện trị giá 40.000 đô la, sự rõ ràng là chìa khóa. Nếu bạn không biết chính xác ngày mà nhóm của mình sẽ lưu trú, nhân viên bán hàng của khách sạn chỉ có thể cung cấp cho bạn ước tính về chi phí và có thể sẽ không giữ chỗ cho bạn. Nó không phải là một thỏa thuận phá vỡ nhưng có một ngày đến và đi rõ ràng sẽ giúp công việc của mọi người dễ dàng hơn.

Và theo FYI, nhiều khách sạn và khu nghỉ dưỡng ở Wine Country có mức tối thiểu 2 đêm vào cuối tuần, vì vậy nếu kỳ nghỉ dưỡng của công ty bạn kết thúc vào thứ Bảy, bạn cũng có thể bị tính phí cho đêm thứ Bảy. Và bởi vì Wine Country là một điểm đến phổ biến cho khách du lịch vào cuối tuần, nên việc đặt chỗ cho sự kiện từ Chủ Nhật đến Thứ Năm có thể giúp bạn tiết kiệm hàng nghìn đô la.



# 7. Ngày đến và đi của bạn có linh hoạt không?

Mặc dù việc định ngày du lịch bằng đá là rất hữu ích, nhưng điều đó không quan trọng. Các khách sạn và khu nghỉ dưỡng thường hỏi ngày tổ chức sự kiện của nhóm bạn có linh hoạt không, vì chúng đôi khi được bán hết vào những ngày cụ thể đó hoặc thậm chí chỉ là ngày đầu tiên hoặc ngày cuối cùng. Việc nói rằng bạn ổn với Thứ Hai-Thứ Ba hoặc Thứ Ba-Thứ Tư sẽ giúp nhân viên bán hàng của khách sạn nhàn hơn nhiều.



#số 8. Ngân sách ước tính của bạn là bao nhiêu?

Bạn sẽ ngạc nhiên về tần suất một khách hàng tổ chức sự kiện nhóm mới không có câu trả lời cho câu hỏi này, vì họ không được cấp ngân sách hoặc công ty đang liên hệ với chúng tôi để xác định ngân sách của họ nên là bao nhiêu. Có một ngân sách ước tính không quan trọng nhưng rất hữu ích để xác định tầm cỡ, thời gian và vị trí của một khách sạn hoặc địa điểm tổ chức khóa tu của công ty. Đối với một sự kiện nhóm trung bình (khách sạn, không gian hội họp + F&B + A / V, phương tiện đi lại, bữa ăn), tối thiểu $ 500 mỗi người mỗi đêm là một nơi tốt để bắt đầu.


Về ngân sách, một từ bạn sẽ muốn có trong từ vựng của mình là 'nhượng bộ', là biệt ngữ của khách sạn dành cho những người được tặng quà. Mặc dù chúng tôi không thương lượng giá nhóm cho bạn, nhưng một khách sạn hoặc địa điểm tổ chức cuộc họp thường sẽ cung cấp thêm ưu đãi cho khách hàng của chúng tôi vì chúng tôi làm việc với họ rất thường xuyên. Nói tóm lại, đặt sự kiện của công ty bạn thông qua chúng tôi sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền và yêu cầu các ưu đãi bổ sung - chẳng hạn như miễn phí phí ​​resort hoặc phí Wi-Fi - sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều tiền hơn nữa.



# 9. Sân chơi bóng chi tiêu cho giá phòng là bao nhiêu?

Nếu khách hàng tổ chức sự kiện của công ty không cân nhắc đến ngân sách, họ hầu như luôn có ý tưởng về số tiền họ muốn chi cho một phòng mỗi đêm. Giá phòng cho các nhóm thường thấp hơn giá 'du lịch giải trí' và giá từ Chủ Nhật đến Thứ Năm hầu như luôn luôn rẻ hơn nhiều so với giá cuối tuần, vì Wine Country là điểm đến nghỉ ngơi cuối tuần phổ biến.

Biết số tiền bạn sẵn sàng chi cho một phòng khách sạn sẽ rất hữu ích trong việc xác định khách sạn nào phù hợp nhất cho nhóm của bạn. Vào cuối thấp cho mùa hè, bạn sẽ phải trả khoảng $ 250 cho một đêm phòng ở Sonoma County. Đối với một bất động sản sang trọng ở Thung lũng Napa trong mùa cao điểm, bạn phải trả tối thiểu khoảng 500 đến 600 đô la cho mỗi phòng một đêm.



# 10. Bạn cũng sẽ cần phương tiện đi lại?

Một lần nữa, bạn sẽ ngạc nhiên khi biết có bao nhiêu người được giao nhiệm vụ tổ chức chuyến rút lui theo nhóm của công ty không ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển, cả từ sân bay và ngoài địa điểm từ khách sạn. Rất ít khách sạn ở Wine Country có dịch vụ đưa đón trực tiếp từ sân bay San Francisco và Oakland (Doubletree Sonoma Wine Country là một ngoại lệ hiếm hoi), vì vậy nếu bạn cần đi xe từ sân bay hoặc đến nhà máy rượu từ khách sạn của mình, bạn sẽ cần phải đặt trước một công ty vận tải tốt. Tại WineCountry, chúng tôi đã hợp tác với một số công ty vận tải địa phương và sẽ sẵn lòng giới thiệu loại xe phù hợp nhất cho nhóm của bạn.



# 11. Bạn sẽ cần không gian họp? Nếu có, bạn sẽ cần đặt chỗ họp vào những ngày nào và cho bao nhiêu người? Bạn sẽ cần âm thanh / video và F&B? Nhóm của bạn có nhu cầu nào khác không?

Hầu hết mọi sự kiện của công ty hoặc nhóm đều cần một số loại không gian họp hoặc phòng họp, trong khách sạn hoặc tại nhà máy rượu. Những câu hỏi bạn muốn có câu trả lời trước bao gồm: Dành cho bao nhiêu người? Vào khoảng thời gian nào trong ngày? Bạn sẽ cần dịch vụ ăn uống? Bạn có muốn phục vụ rượu không (chẳng hạn như tại một nhà máy rượu)? Bạn sẽ cần thiết bị âm thanh / video? Bạn muốn bộ bàn ghế sắp xếp như thế nào? Bạn sẽ có bất kỳ phiên đột phá nào?

Chi phí thuê không gian họp thông thường khác nhau rất nhiều ở Wine Country. Chúng tôi có một số đối tác khách sạn thường tăng phí thuê không gian tổ chức cuộc họp của họ (thường là nếu khách hàng đồng ý với mức phí F&B tối thiểu), trong khi những đối tác khác tính phí tối thiểu bốn con số. Nếu bạn định yêu cầu nhượng bộ, phí không gian cuộc họp là một nơi tốt để bắt đầu.



# 12. Bạn có cần giúp sắp xếp bữa trưa hoặc bữa tối không?

Đối với hầu hết các sự kiện của công ty và tập thể diễn ra ở Thung lũng Napa và Hạt Sonoma, bữa trưa được bao gồm trong phí F&B tại không gian họp, dưới dạng bữa trưa hộp hoặc thiết lập kiểu tự chọn hoặc bên trong phòng họp hoặc ngoài hành lang. Nếu bạn và đồng nghiệp của bạn muốn ăn trưa hoặc ăn tối ở xa khách sạn, chúng tôi rất sẵn lòng đưa ra các đề xuất cho bạn (chúng tôi đều là những người thích ăn uống ở đây, vì vậy chúng tôi sẽ không chỉ dẫn bạn sai). Một lựa chọn phổ biến là tổ chức bữa tối theo nhóm tại một nhà máy rượu vang, bên ngoài những cây nho hoặc trong một hang động rượu vang, chẳng hạn như trải nghiệm ăn tối tuyệt vời trong hang động tại Vườn nho Pine Ridge ở Thung lũng Napa.

Hãy nhớ rằng nếu nhà hàng hoặc nhà máy rượu không nằm trong khoảng cách đi bộ - một lý do tuyệt vời để đặt khách sạn ở trung tâm thành phố - bạn có thể sẽ cần thuê một công ty vận tải nếu bạn muốn đi du lịch theo nhóm, điều này có thể đắt đỏ. Ngoài ra, Uber và Lyft có sẵn trên khắp Wine Country.



# 13. Bạn sẽ cần trợ giúp sắp xếp các hoạt động, chẳng hạn như nếm rượu?

Khi ở Rome, phải không? Hầu hết mọi sự kiện của công ty và tập thể mà chúng tôi giúp lập kế hoạch đều bao gồm chuyến thăm một hoặc nhiều nhà máy rượu để có trải nghiệm nếm thử và giới thiệu các nhà máy rượu là chuyên môn của chúng tôi. Cũng như khi dùng bữa tại một nhà hàng bên ngoài khuôn viên, hãy nhớ rằng nếu nhà máy rượu bạn muốn ghé thăm không nằm trong khoảng cách đi bộ, có thể bạn sẽ cần thuê một công ty vận tải hoặc dịch vụ chia sẻ chuyến đi. Và mặc dù bạn có thể chỉ nếm rượu qua từng ngụm nhỏ, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên vì mức độ cồn trong máu của bạn có thể tăng lên vượt quá 0,8% nhanh như thế nào.



# 14. Bạn có muốn thực hiện các hoạt động khác ngoài nếm rượu vang, chẳng hạn như các cuộc thi nấu ăn xây dựng nhóm?

Cùng với việc nếm thử rượu vang, có hàng tá hoạt động khác có sẵn trong Wine Country mà chúng tôi có thể giúp sắp xếp cho sự kiện nhóm của bạn, mọi thứ, từ các chuyến tham quan bằng xe đạp Sip-n-Cycle đến các chuyến tham quan ẩm thực và rượu vang, các sự kiện xây dựng nhóm (các cuộc thi nấu ăn thực sự phổ biến ), các lớp học pha chế rượu vang, và các chuyến tham quan vườn nho. Để xem một loạt các hoạt động thú vị của Wine Country cho nhóm của bạn, hãy xem Trải nghiệm WineCountry .


Nếu bạn đã đến phần cuối của bài viết này, xin chúc mừng! Giờ đây, bạn đã có tất cả câu trả lời để tổ chức một sự kiện công ty hoặc nhóm vui vẻ và hiệu quả ở California’s Wine Country. Bước tiếp theo là gọi cho tôi theo số (415) 518-1402 hoặc gửi email cho tôi theo địa chỉ matt@winecountry.com . Tôi không chỉ giúp bạn tìm những địa điểm lý tưởng cho sự kiện công ty hoặc sự kiện nhóm tiếp theo của bạn, tôi sẽ giúp bạn liên hệ với đúng người mà bạn cần trò chuyện - và có thể giúp bạn tiết kiệm tiền.

Cuối cùng, tôi đã đề cập rằng Dịch vụ Giới thiệu & Giới thiệu của chúng tôi là miễn phí? Chúng tôi kiếm được một khoản hoa hồng nhỏ từ các đối tác khách sạn của mình trên tiền phòng, nhưng chính khách sạn sẽ chi trả chi phí đó chứ không phải bạn. Vì vậy, thực sự không có lý do gì để không sử dụng Dịch vụ giới thiệu & giới thiệu của chúng tôi cho các sự kiện của công ty và nhóm đến Thung lũng Napa và Hạt Sonoma.


- Hướng dẫn nếm thử rượu vang như một chuyên gia -

- 9 khách sạn tại Quốc gia có rượu vang tốt nhất nên ghé thăm năm 2018 -


Đề XuấT